{"id":270,"date":"2018-05-26T14:36:46","date_gmt":"2018-05-26T14:36:46","guid":{"rendered":"http:\/\/schlaak-beratungen.de\/?p=270"},"modified":"2018-05-26T14:59:58","modified_gmt":"2018-05-26T14:59:58","slug":"270","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/schlaak-beratungen.de\/?p=270","title":{"rendered":"F\u00fchren mit Prozessen"},"content":{"rendered":"

Prozessdefinition, Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Prozesssicherheit, Prozessgestaltung: Diese und viele andere Schlagworte sind fest verbunden mit der Arbeit rund um Verlagsprozesse. Die Begriffe repr\u00e4sentieren h\u00e4ufig m\u00fchselige und langwierige Sitzungen, in denen Prozesse in Einzelschritte zerlegt und Details definiert werden. Im besten Fall wird aufs Genaueste festgelegt, wer, wann was zu liefern hat. Insgesamt ein aufw\u00e4ndiges, h\u00e4ufig auch nervenaufreibendes Projekt, f\u00fcr das Verlagsmitarbeiter, Teamleiter und Verlagsleitung viel Geduld und Ausdauer aufbringen m\u00fcssen. Die Fl\u00fcche und emotionalen Ausbr\u00fcche nach solchen Sitzungstagen sind einschl\u00e4gig und bekannt.<\/strong><\/p>\n

Nat\u00fcrlich gibt es auch eine Definition f\u00fcr Prozesse im Allgemeinen. Ein Prozess ist nach DIN-Norm, ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden T\u00e4tigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umwandelt. So weit, so klar. Tats\u00e4chlich sind Prozesse weit mehr als die auf Papier respektive im Computer konstruierten Input-Output-Modelle, die dort durch K\u00e4stchen und verbindende Linien symbolisiert sind.<\/p>\n

Eine gut konzipierte Prozessarchitektur ist wie ein effizientes Stra\u00dfen- oder Bahnnetz, das schnelle, pr\u00e4zise und zuverl\u00e4ssige Fortbewegung erlaubt. Prozesse sind gleichsam die Verankerungen in unserem arbeitsteiligen Verlagsalltag, die Zusammenarbeit erst erm\u00f6glichen und auch vereinfachen k\u00f6nnen. Klare, fachlich passende Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in vordefinierten Abl\u00e4ufen f\u00fchren nicht nur zu effizienten Ergebnissen. Sie sorgen auch daf\u00fcr, dass letztlich Verhalten und Leistungen von Kollegen, Mitarbeitern und Managern zuverl\u00e4ssig antizipiert werden und dass Verbindlichkeit kommuniziert und gelebt wird. Damit ist Prozessgestaltung eine einzigartige Gelegenheit, um ein konkretes Verst\u00e4ndnis f\u00fcr die verlagsinterne Zusammenarbeit, aber auch f\u00fcr Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Kunden zu entwickeln. Vorausgesetzte<\/em>, eingeforderte<\/em> und angebotene<\/em> Leistungen von Abteilungen oder Einzelnen werden offen gelegt, abgestimmt und f\u00fcr die Zukunft vereinbart. So k\u00f6nnen die jeweiligen Arbeitsergebnisse von Verlagsprozessen in Bezug auf Qualit\u00e4t, Quantit\u00e4t und Zeit \u00fcbergreifend in Einklang gebracht werden.<\/p>\n

Wie erfolgsversprechend das ist, zeigt eine ganz andere Branche. Wenn man sich moderne Fu\u00dfballspiele ansieht, dann spiegeln sich dort die wesentlichen Faktoren von erfolgreichem Prozessmanagement wieder. Einerseits zeigen sich die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und die hochspezifische Qualifikation der Mitspieler f\u00fcr die definierten Aufgaben im \u201eProzess\u201c. Und andererseits kann man deutlicher denn je vordefinierte, komplexe Abl\u00e4ufe beim Passspiel beobachten. So sind beispielsweise Laufwege im Vorfeld vereinbart, trainiert und automatisiert worden. Selbst Alternativen und Varianten sind vordefiniert und trainiert, die entsprechenden Entscheidungsm\u00f6glichkeiten sind im Vorfeld begrenzt und besprochen und werden im Spiel antizipiert, in Bruchteilen von Sekunden abgerufen und als automatisierte Prozesse (hier Kombinationen) erfolgreich abgespult. Die individuelle Leistung zeigt sich \u2013 nahezu ausschlie\u00dflich \u2013 im vordefinierten Rahmen der vereinbarten Abl\u00e4ufe.<\/p>\n

Prozesse, so wird h\u00e4ufig eingewendet, verhindern individuelle Kreativit\u00e4t und Initiative und verhindern die Entwicklung von Talenten. Prozesse f\u00fchren mittelfristig zur Erstarrung oder Verkrustung. Tats\u00e4chlich ist das Gegenteil der Fall, richtig eingesetzt f\u00fchren Prozesse zu herausragenden Ergebnissen. Sie dienen als F\u00fchrungsinstrument, erm\u00f6glichen motiviertes eigenverantwortliches Arbeiten und entwickeln, fruchtbare Kooperationen zwischen den Beteiligten. Damit Prozessgestaltung diese Wirkung entfalten kann, m\u00fcssen einige Rahmenbedingungen beachtet werden.<\/p>\n

Prozesse sind insbesondere geeignet die Frage \u201eWie machen wir das?\u201c zu beantworten.<\/p>\n

Das hei\u00dft erstens, dass im Vorwege, bevor Prozesse entwickelt oder ver\u00e4ndert werden, das jeweilige Prozessziel gekl\u00e4rt wird: Wie leitet es sich vom \u00fcbergeordneten Ziel des Verlages ab? Welche Auswirkungen soll der Prozess auf Leser, Kunden und Beteiligte (interne und externe) haben?<\/p>\n

Zum Zweiten erfordert gelungene Prozessgestaltung den aktiven Einbezug der Beteiligten. Nicht nur aus Gr\u00fcnden der Motivation und Transparenz, sondern insbesondere wegen dem vorhandenen Wissen um Kundenbed\u00fcrfnisse und um kreative L\u00f6sungsans\u00e4tze, und wegen der langj\u00e4hrigen Erfahrung und der fachlichen Expertise. Dar\u00fcber hinaus legt die weitreichende Beteiligung im Verlag den Grundstein f\u00fcr die Verbindlichkeit der zu gestaltenden Prozesse. Die Arbeit an Prozessen ist umso erfolgsversprechender, je offener und konstruktiver die Atmosph\u00e4re ist, in der sie stattfindet. Daf\u00fcr kennzeichnend ist eine wertsch\u00e4tzende, transparente und vertrauensvolle Kommunikation, auch und insbesondere im Vorfeld der Prozessgestaltung.<\/p>\n

Die dritte Rahmenbedingung ist im Hinblick auf die F\u00fchrungsfunktion von Prozessen und deren Umsetzbarkeit nicht zu untersch\u00e4tzen. Es geht um die \u201eangemessene Detailtiefe\u201c. Sie ist abh\u00e4ngig vom Umfeld, von individuellen F\u00e4higkeiten der Beteiligten, vom Kooperationswillen, von der fachlich notwendigen Pr\u00e4zision, von Dokumentationspflichten und von der Komplexit\u00e4t der jeweiligen Teilaufgabe, um nur einige Faktoren zu nennen. Hier ist viel Augenma\u00df und auch eine kritische Au\u00dfensicht erforderlich. Denn wenn Prozesse zu eng gefasst werden, dann wird der Aufwand f\u00fcr deren Definition schnell unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig gro\u00df, die Prozessbeschreibungen werden unverst\u00e4ndlich und sind nicht mehr handhabbar. Die Beteiligten f\u00fchlen sich bevormundet und in Ihren Kompetenzen beschnitten. Sind die Beschreibungen andererseits zu weit gefasst, gewinnen die Prozesse an Beliebigkeit, werden schnell ignoriert und schlie\u00dflich nicht mehr beachtet. In beiden F\u00e4llen verlieren Prozesse ihren Wert f\u00fcr die Zusammenarbeit und f\u00fcr die F\u00fchrung des Verlages.<\/p>\n

Viertens: Ausgehend von einem systemischen Organisationsverst\u00e4ndnis, das die Kommunikation von Entscheidungen als zentrale Operation von Organisationen betrachtet, werden F\u00fchrungsebenen und Mitarbeiter durch die gelungene Gestaltung von Prozessen entlastet, da in Ihnen Entscheidungspr\u00e4missen hinterlegt werden, die es Mitarbeitern erm\u00f6glicht im Rahmen dieser Pr\u00e4missen eigenverantwortlich und selbstst\u00e4ndig Entscheidungen zu treffen und die eigene Arbeit auszugestalten.<\/p>\n

Eine f\u00fcnfte Rahmenbedingung f\u00fcr die Verbindlichkeit von Prozessgestaltung ist die regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung von Kundenanforderungen, Beobachtung der Prozessumsetzung und damit die regelm\u00e4\u00dfige qualitative Verbesserung der Prozesse im Hinblick auf Kunden und\/oder Mitarbeiter. Dadurch werden Prozesse nicht nur einfach abgearbeitet, sondern sie aktualisieren stetig ihre Bedeutung f\u00fcr eine verbindliche Zusammenarbeit.<\/p>\n

Wenn diese f\u00fcnf Rahmenbedingungen erf\u00fcllt sind, dann gelingt es Prozesse als F\u00fchrungsinstrument zu implementieren, mit spannenden Folgen f\u00fcr den Verlag:<\/p>\n